לדוגמא:
שלחת חומר ראשוני והצעת מחיר ללקוח מסוים והוא עומד להחזיר לך הצעה חתומה בפקס. עם הגעת הפקס החתום, הוא ינותב אוטומטית לתיק הלקוח ויתעד לך בעצם את "סגירת העסקה" בצורה מסודרת.
יתרונות ייחודיים:
* חיסכון רב בזמן חיפוש - קישור מסמכים אוטומטי על פי הגדרה מראש בהתאם לצרכי הארגון
* זמינות מידע למשתמשים – ניתן לשמור עותק מהמסמך המתויק בתיק האוקטופוס לכל המשתמשים בארגון
* מניעת איבוד מידע – המידע נשמר בשרת המגובה של הארגון
* אבטחת מידע- אופציה להצפנה אוטומטית של כל מסמכי ה-Office
מילות מפתח: ניהול מסמכים, מסמכים, Documents Management , ארכיון מסמכים